Qué Es Un Plan De Acción: Cómo Se Hace, Elementos Y Más

El plan de acción es una herramienta de gestión empresarial que se basa en la elaboración de una lista con todos los pasos necesarios para alcanzar un determinado objetivo. Quédate hasta el final y aprende qué es un plan de acción y para qué sirve.

Además de desglosar una tarea en pasos, un buen plan de acción también prevé quién realizará cada actividad, en qué plazo y con qué presupuesto.

¿Qué es un plan de acción y para qué sirve?

El primer paso en la creación de un plan de acción para una empresa es definir claramente el objetivo a alcanzar. Este objetivo puede ser, por ejemplo, la realización de un proyecto específico, la ejecución de un evento u otra actividad que no forme parte de la rutina diaria común de la organización.

Desarrollar un plan de acción empresarial es esencial para una buena gestión del tiempo, los recursos y el equipo. Los planes de acción garantizan que las actividades se lleven a cabo de forma organizada, permitiendo que el objetivo definido se cumpla con éxito de manera eficiente y eficaz.

¿Cómo hacer un plan de acción y qué elementos tener en cuenta?

Luego de saber qué es un plan de acción y tras definir el objetivo, la aplicación de un plan de acción puede dividirse en tres pasos:

1. Planificación

Esta es la fase en la que se construye la estructura del plan de acción. Aquí se identificarán los pasos necesarios para alcanzar el objetivo, además de la elaboración del calendario, la división de tareas y la planificación del presupuesto.

En la fase de planificación, se pueden realizar tormentas de ideas con el equipo que va a participar en el proyecto para estar seguro de que no se olvide ningún detalle. La fase de planificación finaliza con la elaboración de la hoja de cálculo que sirve de base para la ejecución del plan de acción, según el modelo adoptado.

2. Ejecución y seguimiento

En esta fase, el equipo responsable de la ejecución de la actividad se pone a trabajar. El objetivo del administrador, en este caso, es velar por el cumplimiento del plan de acción, imponiendo el cumplimiento de los plazos y objetivos fijados.

Este paso también requiere una buena comunicación entre todos los participantes del proyecto. El gestor o administrador debe estar atento en caso de que surjan problemas que impidan que el plan se cumpla según lo previsto, a fin de tomar las decisiones necesarias para sortear los imprevistos. La etapa de ejecución termina cuando el proyecto está terminado.

3. Cierre y análisis

A menudo se pasa por alto la fase final del plan de acción, que es muy importante para el crecimiento de la organización. En esta fase se analiza cómo ha funcionado el plan de acción en la aplicación práctica.

El director de la empresa y el equipo implicado deben aprovechar este momento para hacerse preguntas como las siguientes ¿Fueron suficientes los plazos? ¿Se han cumplido? ¿Se ha olvidado algún paso para la consecución del objetivo? Esta reflexión permite identificar los errores de planificación, que deberán corregirse en futuros ejercicios.

Herramientas para hacer un plan de acción

Ya que sabes qué es un plan de acción y cuáles son los elementos que lo conforman, es momento de que sepas que herramientas puedes utilizar para realizar este plan.

1. Plantillas de planes de acción

No existe un único modelo de plan de acción. El método más famoso para diseñar un plan de acción es el 5W2H. No obstante, puede utilizarse conjuntamente o ser sustituido por otras herramientas.

2. Hoja de trabajo simple

La forma más básica de diseñar un plan de acción es crear una sencilla hoja de cálculo para el seguimiento del proyecto. La plantilla simplificada no es ideal para proyectos muy complejos, cuyos pasos pueden tener que dividirse en subpasos, pero es muy útil y fácil de entender.

La hoja de trabajo básica es una tabla que simplemente contiene las tareas necesarias para alcanzar el objetivo, con una fecha límite, el nombre de la persona responsable y un espacio para actualizar el progreso, así como un espacio para comentarios y hacer anotaciones importantes.

3. Modelo del plan de acción básico

Esta hoja de trabajo puede adaptarse en función de las necesidades del gestor. Por ejemplo, si para lograr el objetivo es imprescindible un esquema que priorice la comunicación entre el equipo, puedes incluir en la tabla la matriz RACI, una herramienta de gestión de equipos. Si el cumplimiento de los plazos es muy importante, se puede desglosar el campo de la fecha, destacando si la tarea se ha completado o está atrasada.

4. Plantilla del Plan de Acción 5W2H

Esta es una de las plantillas de planes de acción más utilizadas. El 5W2H es una herramienta de gestión que desglosa las actividades respondiendo a siete sencillas preguntas. Cuando se aplican a un plan de acción, cada una de estas preguntas se sitúa en la parte superior de una hoja de cálculo, lo que permite visualizar de forma sencilla y clara la estrategia para alcanzar el objetivo.

Esta primera fila de la tabla debe rellenarse con las preguntas que, en su versión inglesa, corresponden a las 5W y 2H que dan nombre a la herramienta:

• ¿Qué?: En esta columna se enumeran cada uno de los pasos para lograr el objetivo
• ¿Por qué?: Explica la importancia de realizar esta tarea
• ¿Dónde?: Muestra dónde se ejecutará la acción
• ¿Cuándo?: Estipula el período y el plazo para realizar la tarea
• ¿Quién?: Indica quién es el responsable de la ejecución
• ¿Cómo?: Detalla la forma en que se espera que se lleve a cabo la tarea
• ¿Por cuánto?: Muestra el presupuesto disponible

Para visualizar mejor el funcionamiento de 5W2H, hemos elaborado un ejemplo para el objetivo de organizar la cena de fin de año de una empresa. El próximo cuadro se completó con algunas de las tareas necesarias para lograr este objetivo.

Ejemplo de un plan de acción simple:

Organización de la cena de fin de año