4 Formas De Gestionar Empleados Remotos: Pasos Y Consejos!

Contratar empleados a distancia es una forma estupenda de aprovechar el talento de todo el mundo. Averiguar cómo gestionar eficazmente a los empleados remotos puede parecer abrumador al principio, pero hay algunos trucos y herramientas que puedes utilizar para mantener a tus teletrabajadores productivos y felices.

No existe un plan único para la gestión de trabajadores remotos, pero existen algunas pautas estándar que las empresas deben considerar. Estas son cuatro formas importantes para gestionar a los empleados que realizan un trabajo remoto.

Pasos para gestionar empleados remotos

El trabajo remoto ocurre cuando los empleados no se reportan a una oficina física. Siguen trabajando en su horario normal, pero desde casa. Durante años, muchas empresas se resistieron a la idea de permitir que los empleados trabajaran desde casa.

Presuntamente temerosos de que los empleados pasaran su tiempo lavando ropa, viendo televisión o haciendo mandados, los empleadores preferían tener a sus trabajadores en la oficina. Las empresas también temían que la colaboración se quedara en el camino y la productividad disminuyera.

1- Establecer expectativas

El teletrabajo requiere mucha comunicación y confianza tanto por parte de los empleadores como de los empleados. Si un entorno de trabajo remoto es saludable, los empleados prosperan, la productividad aumenta y todos son más felices. No obstante, es bueno que puedas establecer expectativas y metas claras.

1. Dile a tus empleados remotos que esperas de ellos.

Establece de antemano tus expectativas para los empleados remotos.  Si tus empleados no entienden lo que quieres o necesitas de ellos, no podrán tener éxito. Detalla todas tus expectativas en documentos en línea, vídeos o presentaciones de diapositivas, y pásalos a tus empleados. Asegúrate de que incluyen toda la información clave que tus empleados necesitan para tener éxito en su trabajo.

• Por ejemplo, puedes crear un documento introductorio para entregar a tus empleados remotos cuando los contrates en el que se describan sus responsabilidades y se les den instrucciones específicas para su trabajo. Incluso puedes incluir enlaces a otros documentos o vídeos que aborden situaciones concretas que tus empleados puedan encontrarse, para que sepan qué esperas que hagan en esas situaciones.

Nota: Gestionar empleados remotos requiere una comunicación excelente, tanto por parte de la persona que va a ser el empleado remoto, como por parte del director. Así que, si vas a contratar a alguien para que sea un empleado remoto, tienes que asegurarte de que es capaz de comunicarse de forma realmente eficaz, incluso de comunicarse en exceso.

2. Usa plazos que deban ser cumplidos

Utiliza plazos para ayudar a tus empleados remotos a cumplir tus expectativas.  Sin plazos, tus empleados remotos no sabrán cuánto tiempo deben dedicar a su trabajo ni cuándo deben entregarlo. Los plazos ayudarán a tus empleados a gestionar su tiempo de forma eficiente y te darán una buena idea de cuánto trabajo están haciendo tus empleados.

• Los plazos también son una buena forma de hacer un seguimiento de la productividad de tus empleados remotos. Si un empleado sigue incumpliendo los plazos, sabrás que tienes que ponerte en contacto con él y volver a repasar tus expectativas.

• Siempre puedes ajustar los plazos más adelante si no funcionan. Si te das cuenta de que un plazo no es realista, puedes ampliarlo unos días.

3. Puedes asignar una cuota si no hay plazos establecidos.

Asigna una cuota a tus empleados si los plazos no se aplican al trabajo que realizan. A veces, los empleados remotos son contratados para hacer muchas tareas cortas y consecutivas, en las que los plazos no tendrían sentido. Si ése es el caso de tus empleados, intenta establecer una cuota que tengan que cumplir para ayudarles a gestionar su tiempo y ser productivos.

• Por ejemplo, si contratas a empleados remotos para que respondan a las consultas de los clientes de tu empresa, puedes decirles que esperas que respondan a 3-4 consultas por hora.

• Si necesitas ayuda para fijar una cuota, intenta hacer el trabajo que hacen tus empleados remotos durante uno o dos días para ver qué puedes conseguir una persona de forma realista.

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4. Haz saber a tus empleados si no están cumpliendo tus expectativas.

Si notas que uno de tus empleados no está cumpliendo sus plazos o cuotas, ponte en contacto con él. Menciona tus preocupaciones y pregúntales si tienen dudas o necesitan ayuda con algo. Si el problema es recurrente, plantéate si el empleado es adecuado para tu empresa.

• Por ejemplo, puedes enviar un correo electrónico a tu empleado y decirle: "Hola Miguel, me he dado cuenta de que no has cumplido los plazos las últimas dos semanas. Es muy importante que entregues tu trabajo a tiempo. ¿Hay algo que pueda hacer para ayudarte?".

2- Comunícate eficazmente

La necesidad de una excelente comunicación es aún más importante cuando los empleados trabajan de forma remota. Para que el trabajo remoto sea un éxito, todos deben saber qué se espera de ellos: el alcance del trabajo, los entregables y los plazos. No debe haber lugar para la ambigüedad.

Los gerentes deben alentar a sus empleados a comunicarse a través de mensajes instantáneos, videoconferencias o llamadas telefónicas si tienen alguna pregunta o inquietud. La comunicación también debe ser frecuente; celebra regularmente reuniones, chats uno a uno y conferencias telefónicas.

1. Comunícate de forma clara y concisa

Comunícate con tus empleados remotos de forma clara y concisa. Uno de los retos de trabajar con empleados remotos es que resulta más difícil aclarar cualquier malentendido. Como no estás en el pasillo para responder a sus preguntas en persona, es importante que seas lo más claro posible cuando te comuniques con ellos. Si vas a dar instrucciones a tus empleados o a enviar un correo electrónico a un grupo, escríbelo primero y léelo para asegurarte de que está claro. Evita en la medida de lo posible utilizar un lenguaje complicado y vago.

• Haz que otra persona de la oficina lea tu memorándum antes de enviarlo para ver si es fácil de entender.

2. Programa videoconferencias individuales rutinarias.

Comunicarse por vídeo con cada empleado te da la oportunidad de explicar con más detalle las actualizaciones y expectativas de la empresa, y es una forma estupenda de conectar cara a cara con tus empleados remotos. Puedes elegir entre muchas plataformas de videoconferencia, como Skype y Google Hangouts. Intenta mantener al menos una videoconferencia mensual e individual con cada empleado.

3. Comunícate en grupo a través de plataformas de chat.

Enviar mensajes a través de una plataforma de chat es más fácil que utilizar el correo electrónico en grupo. Siempre que tengas un mensaje que compartir con un grupo de tus empleados, puedes añadir rápidamente a todos los destinatarios de la plataforma a un mensaje y enviarlo. Las plataformas de chat también son una forma estupenda de que tus empleados remotos se comuniquen entre sí y hagan preguntas rápidamente sin tener que enviar un correo electrónico.

5. Ten en cuenta las diferencias horarias a la hora de comunicarte.

Dado que trabajas con empleados remotos, es muy probable que no todos trabajen en la misma zona horaria. Si es posible, intenta programar las llamadas y los chats de grupo en horas en las que todo el mundo esté trabajando. Puede ser útil llevar una lista de las zonas horarias de todos tus empleados para poder consultarla a la hora de programar eventos.

Si necesitas ponerte en contacto con uno de tus empleados por algo pero es tarde donde vive, pregúntate si puede esperar hasta el día siguiente. También puedes enviarles un correo electrónico para que lo reciban a primera hora de la mañana.

5. Usa emoticonos y GIFs para que tus empleados se sientan a gusto.

Las señales no verbales, como sonreír o asentir con la cabeza, juegan un papel importante en la comunicación, lo que a veces dificulta la comunicación con empleados remotos a través del correo electrónico o de una plataforma de chat. Puedes solucionar este problema añadiendo emoticonos o GIF a los mensajes que envías a tus empleados. Te agradecerán el gesto y evitarás que tus mensajes parezcan demasiado agresivos.

• Por ejemplo, si le preguntas a uno de tus empleados por qué hizo algo de una determinada manera, puedes incluir un emoticón con una cara sonriente al final del mensaje para demostrarle que no estás enfadado.

3- Seguimiento de la productividad

Cuando los empleados no pasan horas desplazándose al trabajo y tienen menos políticas de oficina con las que lidiar, tienden a ser más felices y más productivos. Los trabajadores remotos pueden ser aun más productivos cuando trabajaban desde casa.

1. Haz que tus empleados remotos registren su productividad.

Crea un formulario u hoja de cálculo donde tus empleados puedan enviar las tareas que completan y el tiempo que tardan en hacerlas. Puedes revisar sus informes con regularidad para asegurarte de que van por buen camino. Si alguien se retrasa, puedes detectarlo a tiempo y ponerte en contacto con él para resolver el problema.

Nota: Es importante asegurarse de que tus empleados remotos se sentirán motivados aunque no trabajen desde la oficina. Como no se sentarán con un equipo ni hablarán con compañeros de trabajo con regularidad, tienes que elegir a alguien que se sienta automotivado trabajando desde casa.

2. Programa llamadas de grupo periódicas para ver los logros.

Puedes programar llamadas de grupo periódicas para comentar los logros de cada uno.  Las llamadas de grupo periódicas son una forma estupenda de responsabilizar a tus empleados remotos y controlar su productividad. Puedes utilizar la función de llamada de una plataforma de chat para reunir a tus empleados remotos en una llamada al mismo tiempo. Luego, haz que todos vayan diciendo en qué han estado trabajando y qué proyectos han completado recientemente. Toma notas durante la llamada y revísalas más tarde para asegurarte de que todos trabajan lo suficiente.

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3. Prueba un software de control del tiempo.

Existe una gran variedad de programas y aplicaciones que te permiten controlar el tiempo que tus empleados remotos dedican a sus proyectos. Algunos programas incluso hacen capturas de pantalla de los ordenadores de tus empleados durante las horas de trabajo para que puedas controlar en qué están trabajando.

• Si decides utilizar un software de control del tiempo, asegúrate de ser transparente y de explicar a tus empleados por qué lo haces para mantener un ambiente de confianza y respeto.

4- Crear un ambiente de equipo

Una de las razones por las que los empleados permanecen en las empresas es la gente con la que trabajan. Valoran la sensación de que son parte de un equipo y aprecian ser un miembro respetado del equipo. Es más difícil lograr ese sentimiento cuando todos trabajan desde casa. Claro, puedes tener chats virtuales y grupos de mensajería instantánea, pero no es lo mismo que la formación de equipos en persona. Tienes que lograr crear buen un ambiente de equipo para los trabajadores remotos.

1. Envía un boletín semanal

Puedes enviar un boletín semanal para informar a los empleados remotos de las novedades de la empresa. Aunque tus empleados remotos no trabajen en la oficina, quieres que se sientan parte del equipo. Como no estarán presentes para presenciar los grandes cambios o acontecimientos de la empresa, redacta un boletín semanal para mantenerlos al día y hacer que se sientan incluidos. También puedes incluir en el boletín consejos útiles sobre productividad y eficiencia para que sea aún más útil.

2. Regala a tus empleados ropa de empresa para que se sientan incluidos.

Camisetas, llaveros, bolsos u otros artículos con el logotipo de tu empresa pueden servir. Dar a tus empleados remotos una pequeña parte de la empresa les ayudará a sentirse parte del equipo.

3. Organiza reuniones en persona para tus empleados remotos.

Planificar una reunión es una forma estupenda de que tus empleados y tú puedan conocerse más allá del correo electrónico y las videoconferencias. Puedes invitar a tus empleados a visitar la sede de tu empresa, u organizar un viaje a otro lugar y llevar a algunas personas de la oficina contigo.

Consejos

Asegúrate de capacitar a los empleados remotos de manera efectiva y considera las necesidades que alguien tiene cuando trabaja fuera del sitio.