3 Formas De Gestionar Varios Proyectos: Pasos Y Consejos!

En el vertiginoso mundo empresarial actual, es probable que tenga más de una cosa en la que trabajar en un momento dado. Para tener éxito continuamente, hay que saber gestionar varios proyectos a la vez.

Esto empieza por asignar prioridades a todo aquello en lo que trabajas, redactar planes detallados y mantener unida la información del proyecto. Puedes practicar trabajando primero en los proyectos más temidos, pasando de un proyecto a otro cuando te atasques y reduciendo las tareas inútiles. Cuando dirijas a otras personas, es bueno que sepas cómo se comunican y asegúrate de delegar y dejar trabajar a la gente.

Cómo gestionar varios proyectos al mismo tiempo

Es importante aprender a administrar múltiples proyectos cuando divides tu tiempo entre estrategia y táctica. ¿Eres una de las personas que tiene que planificar el trabajo y luego ser responsable de la entrega de esos proyectos?

Agrega dependencias entre grupos y luego trabaja entre equipos, y las complejidades pueden volverse rápidamente difíciles de rastrear e incluso determinar en qué tarea trabajar a continuación. Es difícil llevar varios flujos de trabajo simultáneos y enfrentar el desafío de administrar múltiples proyectos a la vez. Aquí están las 3 formas de gestionar varios proyectos paso a paso.

1- Organízate con eficacia

La organización es la clave en a la hora de llevar varios flujos de trabajo. Puedes hacer una lista de lo que es más importante para cada proyecto que estás administrando. Sin esta base, puedes pasar todo el día trabajando a toda velocidad y aun así sentir que te estás quedando atrás si no has trabajado en las cosas correctas.

Tus proyectos tendrán diferentes prioridades, y las tareas dentro de esos proyectos también tendrán diferentes prioridades. ¿Qué es realmente importante y qué es simplemente agradable de tener? Identifica eso de inmediato. Luego puedes planificar tu tiempo y el tiempo de tu equipo en torno a las tareas más críticas de un proyecto.

1. Prioriza tus proyectos para mantener la perspectiva.

No todo en lo que trabajas tiene la misma recompensa si lo terminas o las mismas consecuencias si no lo terminas. Cuando trabajes en proyectos y añadas constantemente más a tu lista, utiliza algún tipo de sistema para recordarte qué es lo más importante y qué puedes posponer durante mucho tiempo.

• Una forma de priorizar es tomar nota de las fechas de entrega y asegurarte de que trabajas sobre todo en las cosas que vencen antes. Tendrás que seguir trabajando en los proyectos a largo plazo, en lugar de esperar a que se cumpla el plazo.

• También puedes establecer prioridades en función de la envergadura del proyecto o de la dificultad para llevarlo a cabo. Puede ser útil dar mayor prioridad a los proyectos difíciles para evitar posponerlos y apresurarlos en el último momento.

• Desarrolla un sistema de codificación por colores que te permita ver de un vistazo los niveles de prioridad relativos. Por ejemplo, independientemente de cómo decidas asignar las prioridades, haz que el rojo sea el nivel más alto, el morado el medio y el azul el nivel que puedes posponer.

Nota: En general, puede resultar útil pensar por adelantado en el día en términos de cómo vas a emplear tu tiempo, basándote en estas prioridades. Intenta hacer un mapa de cuánto necesita de ti cada proyecto al día y planifica en consecuencia.

2. Redacta un proceso detallado para cada proyecto.

Cada proyecto conllevará múltiples fases, pasos o aspectos. Acostúmbrate a dividir los proyectos en partes específicas de trabajo. Escríbelos y planifica cómo vas a trabajar en cada paso del proceso. Asigna un límite de tiempo a cada tarea y cíñete a él, pero sobreestima el tiempo que te llevará para tener un margen.

• Éste es el tipo de hábito que puede parecer que sólo consume tiempo extra, pero si tienes una guía detallada de lo que hay que hacer antes de empezar, te ayudará a evitar que se te olvide algo por el camino.

• No tengas miedo de pasarte con los detalles, porque cuanto más te extiendas, más claro tendrás lo que tienes que hacer. Además, tendrás la sensación de estar logrando más cosas a medida que vayas avanzando en cada pequeña parte del proyecto.

Nota: Intenta comprender cuáles son las necesidades de cada proyecto a diario, semanalmente, incluso hora a hora. Conocer las exigencias de cada proyecto te ayudará a planificar mejor cómo emplear tu tiempo. También debes asegurarte de dejarte tiempo para cualquier necesidad aleatoria y sorpresiva de un proyecto.

3. Guarda la información importante.

Ubica la información importante en un único lugar designado. Almacenar la información vital de tus distintos proyectos en un único lugar te ayudará a no perderla nunca de vista. Esto puede significar un cuaderno u hoja de cálculo, o una carpeta específica para todos los documentos del proyecto. Este único lugar podría tener secciones para la información básica de todos los proyectos y para la información específica de cada proyecto.

• Si no tiene sentido almacenar la información de los distintos proyectos en un lugar central, al menos asegúrate de guardar toda la información de cada proyecto en un único lugar.

• Cuando trabajes con un equipo en el que todos necesiten acceder al conjunto de documentos, asegúrate de que disponen de las contraseñas necesarias o de copias de los documentos físicos.

• Una vez finalizado un proyecto, plantéate tirar los documentos (si tiene sentido hacerlo) o reubicar toda la información del proyecto. Quizás nunca tirarías o borrarías el trabajo que has hecho, pero al menos puedes guardarlo en un lugar separado designado específicamente para los elementos terminados.

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2- Mantén la productividad

¡Es tan fácil quedarse atrás cuando administras múltiples proyectos! Controla cuánto tiempo dedicas a cualquier actividad. Debes llevar un seguimiento del tiempo de gestión de tus proyectos y tomar nota de ello. Pronto tendrás una idea de si un proyecto está tomando demasiado tiempo y los otros están sufriendo como resultado.

Reserva algo de tiempo cada semana (reserva una reunión contigo mismo como el único asistente) para revisar tu progreso y hacer un balance de dónde te encuentras en cada proyecto. De este modo puedes ir midiendo tu productividad.

1. Trabaja en algo incómodo empezando el día

Elije algo que te dé pavor y ponte a trabajar en ello a primera hora de la mañana.  Evitar las cosas que le dan pavor nunca facilita su realización. Oblígate a enfrentarte a las cosas difíciles a primera hora del día, mientras estás fresco y con mucha energía. Rara vez dejarás de temer algo si lo pospones durante más tiempo. Una vez terminada la tarea que temes, sentirás que te quitas un peso de encima y eso te animará para el resto del día.

• Las tareas temidas no siempre son las que tienen mayor prioridad, pero son una excepción a la regla de prioridad.

• Si tienes miedo de algo que también es una tarea que requiere mucho tiempo, tenlo en cuenta. Quizás puedas abordar una parte importante del proceso un día por la mañana y terminarlo por la mañana al día siguiente.

Nota: Considera también aquí una lista de tareas para motivarte. Una lista de tareas te permite tener la alegría de ir tachando cosas a medida que las vas haciendo, lo que puede motivarte para superar esas tareas difíciles.

2. Corrige el rumbo cuando te topes con un muro.

Habrá momentos en los que estés trabajando en algo importante, pero te topes con un muro y dejes de avanzar. Mirar fijamente al muro y machacarse no ayuda, así que haz una transición suave a otro trabajo. Puede que necesites volver rápidamente, pero tomarte un descanso te ayudará a seguir siendo productivo.

• Cambiar de tarea puede no ser siempre una opción, sobre todo si tienes poco tiempo. Considera tu situación y actúas en consecuencia. Quizás no tengas tiempo de cambiar completamente de proyecto, pero puedes tomarte un respiro de cinco minutos y volver a centrarte.

• Si tienes tiempo para cambiar de proyecto, dedícale toda tu atención. No sirve de nada cambiar de proyecto si tu mente está atascada en el primero.

3. Elimina los aspectos innecesarios del trabajo.

Puede que tengas hábitos mientras trabajas en proyectos, pero te das cuenta de que esas cosas no contribuyen directamente al trabajo que tienes entre manos. No te haga más trabajo. Evalúa tus procesos y busca cosas que puedas dejar de hacer. Así liberarás tiempo para cosas importantes y agilizarás tus esfuerzos.

• Por ejemplo, quizá siempre haces un tablón de anuncios temático para los nuevos proyectos, que en realidad es sólo una táctica para aplazar el momento de empezar. O quizá se te ocurren nombres en clave divertidos para los miembros del equipo, pero en realidad nunca los utilizas durante el proyecto.

• No quieres empezar a eliminar cosas que son prácticas que merecen la pena, pero intenta ser honesto sobre qué cosas contribuyen y cuáles no.

3- Trabajar con otros

¿Tienes mucho que hacer? Si tienes un equipo o acceso a colegas de confianza que están disponibles para ayudar, aprovéchelos al máximo. Esto es especialmente cierto si estás atascado preguntándote cómo administrar múltiples proyectos con plazos competitivos.

Es posible que puedas delegar proyectos completos. Incluso si no, ¡ánimo! Si no puede delegar todo el proyecto, delega partes de él.

1. Pon límites y di no.

Debes tener un umbral de lo que puedes gestionar de forma realista. Es importante conocer ese límite y mantenerse en el punto óptimo. Si estás al máximo de tu capacidad y se presenta otra oportunidad, aprende a decir que no. Puede que sea mejor perderte algo y terminar lo que ya tienes que aceptar otro proyecto y fracasar en todos.

• Aprender cuál es exactamente tu límite puede requerir algo de ensayo y error. Si no lo consigues a la primera, no te rindas. Tienes que encontrar tu límite de alguna manera, aunque eso signifique dejar caer la pelota una o dos veces.

• Puede que el proyecto que te acaban de ofrecer no sea algo que puedas permitirte dejar pasar. Considera detenidamente cuándo es éste el caso..

2. Asigna tareas y no microgestiones.

Cuando tienes un equipo con el que trabajas o al que supervisas, siempre es mejor delegar todo el trabajo que puedas. Puede que tengas tendencia a querer tener el control, pero por algo tienes gente que te ayuda. Asigna tareas al principio del proyecto y deja que hagan lo que se les ha asignado. No recuperes el control a medio camino.

• Cuando tienes buenos trabajadores, un grupo de personas puede hacer más que tú solo. Si tiendes a hacer todo el trabajo pero delegar es una opción, considera la posibilidad de pasar parte del trabajo. Si tienes trabajadores a tu disposición, no desaproveches esa ayuda.

• Si estás al mando, sigue siendo tu responsabilidad asegurarte de que todo se hace. Fija unas horas en las que comprobarás el progreso y luego deja a tu equipo solo excepto durante esas horas concretas.

3. Trabaja con los miembros de tu equipo.

Es bueno que conozcas los estilos de comunicación de los miembros de tu equipo y trabajes con ellos. Puede que tengas a tu cargo personas que trabajan de forma muy distinta a la tuya. Para ser eficaz, tienes que aceptarlo. Saber cómo se comunica mejor cada miembro de tu equipo te ayudará a conseguir más cosas. Sin pasarte, adapta un poco las cosas a cada persona para que puedas sacarles el máximo rendimiento.

• Esto podría aplicarse específicamente a formas de comunicación como el teléfono y el correo electrónico. Puede que algunos miembros del equipo prefieran que les llames para darles tu opinión. Otros valorarán la eficacia del correo electrónico.

• También se aplica a quién le gusta bromear, quién prefiere hablar en serio y cómo hay que enmarcar los comentarios. Quieres llevarte lo mejor posible con tu equipo para que quieran trabajar contigo.

• Toma notas sobre tu gente para asegurarte de aplicar lo que aprendas sobre ellos. Puedes preguntarles directamente sobre algunas de sus preferencias o puede que te convenga más averiguarlo con el tiempo.

4. Mantente en comunicación sobre los progresos.

Tanto si estás al mando como si dependes de otra persona, es importante mantenerte informado de los progresos. Fija horarios con las personas a tu cargo para que te pongan al día. Debes ser proactivo a la hora de informar a tu supervisor a medida que vayas haciendo cosas. Las actualizaciones coherentes, si no constantes, harán que el proyecto avance sin problemas.

• Puede ser útil establecer plazos para los informes de progreso en las distintas fases de un proyecto. Puede ser a diario para proyectos cortos, o una vez a la semana para proyectos en curso.

• Esto es especialmente importante si una parte de un proyecto se basa en la anterior. Si Tomas está esperando a que Luis termine su parte para poder trabajar en la suya, necesitas saber en qué fase se encuentra.

• Es importante establecer expectativas desde el principio sobre cómo se gestionarán las actualizaciones de progreso. No querrás llegar a la mitad del proyecto y sorprender a la gente con una comprobación del progreso.

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Consejos para gestionar múltiples proyectos

Ya que sabes de qué manera gestionar varios proyectos, no olvides estos consejos:

• Márcate el objetivo de terminar algo cada día.

• Siempre que puedas, deja que los miembros del equipo elijan en qué van a trabajar para contar con su plena participación.

• Deja algo de flexibilidad en tus planes para los imprevistos que puedan surgir.